РРО для стоматолога 2025: коли застосування є обов'язковим?

📋 Зміст статті:

• Нові реалії РРО для стоматологічного бізнесу
• Коли оплата не є "розрахунковою операцією" і РРО не потрібен?
• Послуга чи продаж товару: фундаментальне розмежування
• Облік товарних запасів: ключовий виняток для стоматологів
• Які штрафи загрожують за порушення у 2025 році?
• Ключові висновки
• Резюме
• Як уникнути проблем та налаштувати РРО правильно?
• РРО та облік у стоматології: відповіді на часті питання (FAQ)
  • 1. Коли ФОП-стоматолог зобов'язаний вести облік товарних запасів, а коли – ні?
  • 2. Хто з ФОП-стоматологів звільняється від ведення товарного обліку?
  • 3. Якими нормативними актами регулюється цей облік?
  • 4. Чи потрібно застосовувати РРО/ПРРО при оплаті через QR-код?
  • 5. Чи може QR-код повністю замінити POS-термінал?
  • 6. Які актуальні штрафи за порушення у 2025 році?
  • 7. Як ФОП повинен вести облік товарних запасів, якщо це необхідно?

Нові реалії РРО для стоматологічного бізнесу

З нашого 15-річного досвіду, тема РРО завжди була складною, а сьогодні вона стала ще більш нюансованою. Правові засади визначає Закон України № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій...» (далі – Закон № 265), але саме його трактування та підзаконні акти створюють поле для запитань. Чи потрібно вести облік пломбувальних матеріалів? Чи звільняє від РРО оплата через QR-код? Які штрафи діють саме для медичної сфери?

У цій статті ми, спираючись виключно на офіційні роз'яснення та законодавчі норми, дамо вичерпні відповіді.

Коли оплата не є "розрахунковою операцією" і РРО не потрібен?

Ключ до розуміння, коли можна легально працювати без РРО, лежить у чіткому визначенні терміну «розрахункова операція». Обов'язок застосовувати РРО виникає саме при її проведенні.

⚖️ Правовий аспект: Згідно зі ст. 2 Закону № 265, розрахункова операція — це «приймання від покупця готівкових коштів, платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо за місцем реалізації товарів (послуг)... а у разі застосування банківської платіжної картки - оформлення відповідного розрахункового документа...».

Відповідно, єдиний виняток із правила про обов'язкове застосування РРО — це повна відмова від проведення розрахункових операцій. Тобто, всі 100% оплат мають надходити у спосіб, який Закон не вважає розрахунковою операцією: переказом на IBAN або через касу банку.

⚠️ Важливо: Якщо ваш QR-код містить повні реквізити IBAN для вільного банківського переказу, РРО не потрібен. Якщо ж QR-код веде на сторінку еквайрингу, це розрахункова операція. Державна податкова служба надає чіткі роз'яснення щодо цього у Базі знань ЗІР (категорія 109.01, питання №42872).

Послуга чи продаж товару: фундаментальне розмежування

Це головний момент для стоматолога. Від правильного розмежування залежить обов'язок вести товарний облік та розмір штрафів.

⚖️ Правовий аспект: Ця позиція підтверджується роз'ясненнями податкових органів, зокрема у Листі ДПС від 07.05.2025 № 484/2/99-00-07-03-01-02. Медична послуга — це комплекс дій, що включає використання матеріалів в єдиному циклі. Якщо імплант чи пломба є частиною послуги "Встановлення імпланту", вони не вважаються окремо проданим товаром.

Облік товарних запасів: ключовий виняток для стоматологів

Обов'язок вести облік товарних запасів регулюється Наказом Мінфіну № 496. І тут криється найважливіший нюанс для ФОП-стоматологів.

Загальне правило: Суб'єкти господарювання, що здійснюють розрахункові операції, зобов'язані вести облік товарних запасів.

Виняток: Ця вимога не поширюється на ФОП, які є платниками єдиного податку та не зареєстровані платниками ПДВ.

⚠️ Важливо: Виняток з винятку!

Звільнення, зазначене вище, НЕ ДІЄ для тих, хто реалізує:

1. Технічно складні побутові товари.
2. Лікарські засоби та вироби медичного призначення.
3. Ювелірні вироби.

Для стоматолога це ключовий момент. Продаж навіть спеціалізованої зубної щітки, пасти чи ополіскувача, які класифікуються як вироби медичного призначення, автоматично позбавляє вас звільнення від такого обліку! Це означає, що як тільки ви починаєте продавати такі товари, ви зобов'язані вести облік товарних запасів за всіма правилами Наказу № 496, включаючи наявність первинних документів на всі товари.

Які штрафи загрожують за порушення у 2025 році?

За порушення Закону № 265 передбачені серйозні фінансові санкції.

Стандартні штрафи за порушення використання РРО:

• 100% вартості проданих з порушенням товарів/послуг — за перше порушення.
• 150% вартості — за кожне наступне аналогічне порушення.

Відповідальність за порушення ведення товарного обліку:

⚖️ Правовий аспект: Згідно зі ст. 20 Закону № 265, за реалізацію товарів, які не були обліковані за встановленим порядком, та/або за ненадання під час перевірки документів, що підтверджують їх облік, застосовується фінансова санкція. Вона дорівнює повній вартості таких необлікованих товарів за цінами реалізації, але не менше десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (170 грн). Ризик застосування цієї санкції для стоматолога, що продає супутні товари, є цілком реальним.

📊 Реальний Кейс:

• Проблема: Відомий випадок у Волинській області, де ФОП-стоматолог надавав послуги з оплатою через POS-термінал, але не фіскалізував їх через РРО.
• Результат: Застосування значних фінансових санкцій, що сягнули майже півмільйона гривень.

⏰ Термін та тимчасові пільги: До 31 липня 2025 року для ФОП-єдинників (неплатників ПДВ) діють зменшені штрафи (відповідно до п. 12 Перехідних положень Закону № 265):

• 25% вартості — за перше порушення.
• 50% вартості — за кожне наступне. АЛЕ! Ця пільга НЕ ПОШИРЮЄТЬСЯ на продаж лікарських засобів та виробів медичного призначення.

Ключові висновки

• РРО обов'язковий для готівки та будь-яких карткових оплат.
• Виняток — тільки прямі перекази на IBAN.
• Розмежування критичне: Якщо ви надаєте лише послуги, облік матеріалів не потрібен.
• Облік при продажу товарів: Продаж навіть однієї зубної щітки (як виробу медпризначення) зобов'язує ФОП на єдиному податку вести повний товарний облік.
• Штрафні пільги не для всіх: Продаж товарів медпризначення автоматично переводить вас у категорію з максимальними штрафами (100%/150%) та накладає відповідальність за ведення обліку.

Резюме

У 2025 році ФОП-стоматологи зобов'язані використовувати РРО/ПРРО для всіх розрахункових операцій, що включають готівку та оплати картками. Виняток — отримання 100% оплат на IBAN. Ключовим є розмежування послуги та продажу товарів. Звільнення від ведення товарного обліку для ФОП-єдинників без ПДВ не діє для стоматологів, які продають вироби медичного призначення.

Як уникнути проблем та налаштувати РРО правильно?

Як бачите, сфера фіскалізації медичних послуг має безліч підводних каменів. Ціна помилки може вимірюватися сотнями тисяч гривень, що ставить під загрозу існування бізнесу.

Наша компанія спеціалізується на бухгалтерському та юридичному супроводі саме медичних ФОП та клінік. Ми знаємо всі ці нюанси на практиці.

Щоб отримати індивідуальний аналіз вашої моделі роботи, розрахунок ризиків та покроковий план впровадження РРО/ПРРО, замовте консультацію нашого профільного експерта. Це інвестиція у ваш спокій та безпеку вашого бізнесу.

РРО та облік у стоматології: відповіді на часті питання (FAQ)

1. Коли ФОП-стоматолог зобов'язаний вести облік товарних запасів, а коли – ні?

• НЕ ЗОБОВ'ЯЗАНИЙ, якщо ви надаєте виключно стоматологічні послуги, а всі медичні препарати та матеріали (пломби, анестетики, імпланти) використовуються безпосередньо в процесі лікування. У такому випадку вони є складовою послуги, а не окремим товаром.
• ЗОБОВ'ЯЗАНИЙ, якщо ви, окрім послуг, здійснюєте продаж будь-яких товарів окремо. Наприклад, зубних паст, спеціалізованих щіток, ополіскувачів тощо. Обов'язок ведення обліку в такому разі поширюється на всі товари, призначені для продажу.

2. Хто з ФОП-стоматологів звільняється від ведення товарного обліку?

Закон звільняє від ведення обліку товарних запасів ФОП на єдиному податку, які не є платниками ПДВ. АЛЕ, ЦЕЙ ВИНЯТОК НЕ СТОСУЄТЬСЯ СТОМАТОЛОГІВ, ЯКІ ПРОДАЮТЬ СУПУТНІ ТОВАРИ!

Причина в тому, що звільнення не діє для тих, хто реалізує лікарські засоби та вироби медичного призначення. Більшість товарів у стоматології (спеціальні пасти, щітки, капи) підпадають під цю категорію. Таким чином, продаж хоча б одного такого товару автоматично зобов'язує вас вести облік.

3. Якими нормативними актами регулюється цей облік?

Основні документи — це Закон України № 265/95-ВР та Наказ Міністерства фінансів № 496 від 03.09.2021, який затверджує Порядок та форму ведення обліку.

4. Чи потрібно застосовувати РРО/ПРРО при оплаті через QR-код?

Це залежить від того, що зашито у коді:

• РРО НЕ ПОТРІБЕН, якщо QR-код містить ваші повні банківські реквізити (рахунок IBAN) для прямого переказу коштів клієнтом.
• РРО ОБОВ'ЯЗКОВИЙ, якщо QR-код веде на платіжну сторінку для оплати карткою (інтернет-еквайринг). Така операція є розрахунковою.

5. Чи може QR-код повністю замінити POS-термінал?

Ні. Згідно з позицією податкових органів та вимогами Постанови КМУ № 894, ви зобов'язані надати клієнту можливість розрахуватися платіжною карткою. QR-код, що веде на сторінку еквайрингу, вимагає наявності смартфона у клієнта. Тому для повного дотримання законодавства необхідно мати фізичний або програмний POS-термінал.

6. Які актуальні штрафи за порушення у 2025 році?

Існує два основні види штрафів:

1. За порушення порядку використання РРО (непроведення операції, видача чека на неповну суму):
   
   • 100% вартості продажу — за перше порушення.
   • 150% вартості продажу — за кожне наступне.
   • Пільгові ставки 25%/50%, що діють до 31.07.2025, не застосовуються до стоматологів, що продають вироби медичного призначення.
2. За порушення порядку ведення товарного обліку (продаж необлікованого товару):
   
   • Штраф у розмірі повної вартості такого необлікованого товару за цінами реалізації, але не менше 170 грн (десять неоподатковуваних мінімумів).

7. Як ФОП повинен вести облік товарних запасів, якщо це необхідно?

Облік ведеться шляхом внесення записів про надходження та вибуття товарів до спеціальної Форми ведення обліку (затверджена Наказом № 496). Кожен запис має підтверджуватися первинним документом (накладна, акт закупівлі, фіскальний чек від постачальника тощо). Ці документи є невід'ємною частиною обліку і повинні зберігатися у місці продажу.

Ця стаття носить виключно інформаційний характер і не є індивідуальною податковою чи юридичною консультацією. Для отримання поради, що враховує специфіку вашого бізнесу, зверніться до фахівця. Інформація актуальна станом на 21 червня 2025 року.